Là một Đội trưởng, có bao giờ bạn thấy mình đang tự tay đi kiểm tra từng ổ khóa dù đã giao việc cho nhân viên? Hay bạn quyết định tự viết luôn biên bản sự cố vì nghĩ rằng “Để mình làm cho nhanh, chỉ tụi nó viết mất thời gian hơn”?
Nếu câu trả lời là có, bạn đang rơi vào bẫy Quản lý vi mô (Micromanagement). Khi bạn ôm đồm mọi thứ, bạn sẽ kiệt sức. Quan trọng hơn, bạn sẽ không bao giờ có thời gian để phân tích dữ liệu, đánh giá rủi ro hay ngồi họp chiến lược với Ban giám đốc Chủ quản.
Để trở thành một Đối tác Quản trị Rủi ro (Risk Governance Partner), Đội trưởng SeaZen phải biết cách nâng cấp nhân viên của mình. Dựa trên các nghiên cứu về phát triển lực lượng lao động của ASIS International, dưới đây là tư duy “kèm cặp” (Mentoring) giúp bạn xây dựng một đội ngũ tự chủ:
Nội dung bài viết
1. Áp dụng “Lãnh đạo tình huống” (Situational Leadership)
Nhiều Đội trưởng dùng chung một cách quản lý cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, chuyên gia ASIS chỉ ra rằng việc áp dụng nguyên tắc “Lãnh đạo tình huống” là cực kỳ quan trọng. Bạn cần nhận thức rõ năng lực và điểm mạnh của từng nhân viên để quyết định xem khi nào cần phải “cầm tay chỉ việc” (micromanage) đối với một lính mới, và khi nào nên lùi lại, đóng vai trò như một “người cố vấn” đối với những nhân viên bảo vệ đã có kinh nghiệm lâu năm. Việc không điều chỉnh cách quản lý sẽ khiến quá trình kèm cặp trở nên lộn xộn và không mang lại hiệu quả.
2. Dịch chuyển từ “Ra lệnh” sang “Gợi ý”
Khi có sự cố xảy ra, bản năng của Chỉ huy là lập tức ra lệnh: “Anh ra chốt A, anh ra chốt B”. Nhưng để nhân viên trưởng thành, bạn cần thay đổi cách giao tiếp. Theo chuyên gia Herbert Clay từ Sony Electronics, các nhà quản lý nên thận trọng với việc hướng dẫn quá cứng nhắc. Thay vào đó, hãy sử dụng phương pháp gợi ý (suggestion-based approach) để thúc đẩy tư duy sáng tạo và phát triển phong cách xử lý tình huống phản xạ và thích ứng của chính nhân viên. Bằng cách hỏi “Theo em, tình huống này mình nên xử lý thế nào cho đúng quy trình?”, bạn đang rèn luyện cho họ khả năng tự đưa ra quyết định.
3. Quy tắc 4 bước khi “Chỉnh đốn” nhân viên
Trao quyền không có nghĩa là buông lỏng kỷ luật. Khi nhân viên làm sai, nguyên tắc bất di bất dịch là: Khen ngợi công khai, khiển trách chốn riêng tư. Để các buổi nói chuyện riêng không biến thành cuộc cãi vã, chuyên gia ASIS gợi ý mô hình 4 bước:
- Ghi nhận điểm mạnh: Nhấn mạnh những việc họ đã làm tốt trước đây.
- Trình bày sự thật: Mô tả sự việc vi phạm bằng những lập luận vững chắc, dựa trên dữ liệu (camera, nhật ký tuần tra) chứ không dựa trên cảm xúc.
- Chỉ ra hậu quả: Giải thích rõ hành động của họ ảnh hưởng thế nào đến an toàn của mục tiêu.
- Thống nhất cam kết: Đạt được sự đồng thuận với nhân viên về việc tuân thủ các quy tắc chuẩn mực tại nơi làm việc.
4. Triết lý “Mission First, People Always” (Nhiệm vụ là số 1, Con người là trên hết)
Đây là câu châm ngôn kinh điển trong quân đội cũng như trong ngành an ninh. Một phương án bảo vệ (SSP) dù hoàn hảo đến đâu cũng không thể tự nó hoạt động. Tầm nhìn dẫn đến thành công chính là việc bạn đầu tư vào sự thành công của những người xung quanh bạn.
Giá trị của một Chỉ huy mang tầm vóc Chuyên gia Ngành (Industry Specialist) không nằm ở việc bạn làm giỏi công việc của người lính gác, mà nằm ở việc bạn có thể đào tạo ra bao nhiêu người làm giỏi công việc đó. Khi bạn thoát khỏi bẫy quản lý vi mô, bạn mới có thể thực sự bắt tay vào việc Quản trị Rủi ro (Risk Governance).
Bạn thường mất bao nhiêu thời gian để đào tạo một nhân viên mới tinh có thể tự tin trực chốt độc lập mà không cần bạn phải giám sát liên tục? Khó khăn lớn nhất của bạn khi giao việc cho cấp dưới là gì? Hãy cùng chia sẻ nhé!
Nguồn dẫn chứng:
- Security Management Magazine: How to Be a Better Mentor (2023).
- Security Management Magazine: How to Translate Language During Your Transition from Public to Private Security (2023).
- Security Management Magazine: ‘Mission First, People Always:’ A Mantra for Security Talent (2023).