Đã bao giờ bạn toát mồ hôi hột khi Chủ quản phát hiện một người lạ mặt đang đi lang thang trong khu vực kho thành phẩm, và khi bạn hớt hải chạy ra cổng kiểm tra lại cuốn sổ ghi chép thì chỉ thấy những dòng chữ nguệch ngoạc không thể đọc nổi tên hay mục đích vào xưởng của người đó?
Cổng chính là phòng tuyến đầu tiên (Protect) của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý luồng người ra vào luôn là nguyên nhân gây ra sự cố nhiều nhất. Trong tư duy của một Đối tác Quản trị Rủi ro (Risk Governance Partner), Đội trưởng không thể chỉ phó mặc an ninh cho những cuốn sổ giấy lỗi thời.
Dựa trên nghiên cứu về Hệ thống Kiểm soát Truy cập của ASIS International, dưới đây là cách các chuyên gia định nghĩa lại quy trình Quản lý khách thăm:
1. Định nghĩa lại từ “Khách” (Visitor)
Sai lầm phổ biến của lực lượng bảo vệ là đánh đồng tất cả những ai không phải nhân viên nhà máy đều là “khách” và áp dụng chung một quy trình ghi sổ. Thực tế, thuật ngữ “khách thăm” bao hàm một phạm vi rất rộng: Đó có thể là một đối tác khách hàng đến họp trong 1 giờ, một nhà thầu bảo trì máy lạnh (HVAC) cần ở lại 3 ngày, một nhóm kiểm toán viên cần quyền truy cập trong cả tháng, hoặc những công nhân thời vụ ngắn hạn. Mỗi một cá nhân này mang theo một mức độ rủi ro khác nhau và đòi hỏi thời hạn cấp quyền truy cập hoàn toàn khác biệt.
2. Tử huyệt của “Sổ ghi chép bằng giấy”
Ông Frazier R. Thompson, Phó Giám đốc An ninh của International Paper (tập đoàn sản xuất giấy lớn nhất thế giới với 39.000 nhân viên tại 250 cơ sở), chia sẻ rằng thách thức lớn nhất của họ là việc tiêu chuẩn hóa quy trình ra vào. Khi đi khảo sát thực tế, ông nhận thấy rất nhiều mục tiêu vẫn đang dựa vào những cuốn sổ nhật ký bằng giấy truyền thống.
Sổ giấy rất dễ bị rách, mất mát, không thể tìm kiếm dữ liệu khi có sự cố (Ví dụ: Tra cứu xem nhà thầu A đã vào bao nhiêu lần trong tháng), và đặc biệt là làm lộ lọt thông tin cá nhân của người đến trước cho người đến sau nhìn thấy. Giải pháp sống còn lúc này là phải chuyển đổi sang các tiêu chuẩn điện tử (phần mềm/ứng dụng) để quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
3. Chiến thuật Nhận diện bằng Thị giác (Visual Identification)
Khi khách đã lọt qua cổng, làm sao để hàng ngàn công nhân bên trong biết họ có được phép ở đó hay không? An toàn luôn là mối quan tâm hàng đầu. Theo kinh nghiệm từ các nhà máy lớn, tất cả khách thăm bắt buộc phải mặc áo phản quang (high-vis vests). Thậm chí, nhiều nơi còn tiến thêm một bước là quy định màu áo phản quang riêng biệt dành cho khách, giúp toàn bộ nhân viên nhà máy dễ dàng nhận diện từ xa, giám sát hành vi của họ và đảm bảo rằng những người này luôn có người nội bộ đi kèm hộ tống (escort) đúng quy định.
Sự khác biệt giữa một “Bảo vệ truyền thống” và một Chuyên gia Ngành (Industry Specialist) nằm ở khả năng số hóa dữ liệu. Nằm trong hệ sinh thái Transparent (Minh bạch), việc ứng dụng công nghệ để kiểm soát khách thăm không chỉ giúp anh em bảo vệ thoát khỏi cảnh ghi chép mỏi tay, mà còn cung cấp cho Ban Giám đốc Chủ quản những báo cáo dữ liệu chính xác tuyệt đối, đảm bảo Sự liên tục của vận hành (Operational Continuity).
Tại mục tiêu của bạn, quy trình đăng ký cho nhà thầu làm việc dài ngày đang được thực hiện qua phần mềm, quét mã QR hay vẫn phải ghi tay vào sổ? Khó khăn lớn nhất của anh em bảo vệ khi làm thủ tục cho luồng khách đông vào đầu giờ sáng là gì? Hãy chia sẻ bên dưới nhé!
Nguồn dẫn chứng:
- Security Management Magazine: Getting Visitor Management Right in Access Control (2024)