Đã bao giờ tại mục tiêu của bạn xảy ra cảnh nhà thầu thi công tự ý đi vào khu vực cấm, gây chập cháy điện làm dừng dây chuyền sản xuất, hoặc tuồn tài sản nhà máy ra ngoài trong các thùng đồ nghề thi công mà khi kiểm tra lại thì thủ tục đăng ký ra vào của họ lại bị bỏ ngỏ?

Tại các nhà máy FDI, kho vận logistics hay tòa nhà văn phòng, lực lượng nhà thầu thi công, đơn vị bảo trì máy móc và đối tác dịch vụ bên thứ ba luôn đại diện cho nhóm rủi ro an ninh cao nhất. Họ không phải là nhân viên chính thức, không qua đào tạo nội bộ dài hạn, nhưng lại thường xuyên mang theo công cụ lớn, di chuyển vào các khu vực kỹ thuật trọng yếu và làm việc ngoài giờ hành chính.

Nghiên cứu The Essentials of Access Control của ASIS International gọi đây là “Nghịch lý Fort Knox” (Fort Knox Inequity Syndrome): Doanh nghiệp chi hàng tỷ đồng xây dựng vành đai kiểm soát nghiêm ngặt đối với nhân viên (nhóm đã được xác minh và tin tưởng), nhưng lại nới lỏng quy trình đối với nhà thầu – nhóm có nguy cơ gây ra rủi ro cao nhất.

Để giải bài toán này dưới góc nhìn của một Đối tác Quản trị Rủi ro (Risk Governance Partner), Đội trưởng SeaZen cần thiết lập quy trình kiểm soát nhà thầu 3 lớp chuyên nghiệp sau đây:

1.” Tiền kiểm ” Điện tử ( Preregistration & Frontloading )

Lỗi phổ biến tại cổng bảo vệ là đợi nhà thầu mang đầy đủ người và vật tư đến cổng mới bắt đầu kê khai giấy tờ, dẫn đến ùn tắc và gây áp lực lên anh em trực chốt.

• Chiến thuật: Áp dụng cơ chế “Tiền kiểm” (Frontloading). Yêu cầu đơn vị quản lý mục tiêu/chủ quản gửi danh sách nhà thầu, số CCCD, cam kết bảo mật (NDA) và chứng chỉ an toàn lao động lên phần mềm/hệ thống trước ít nhất 24 giờ. Khi nhà thầu đến cổng, bảo vệ chỉ mất vài giây đối soát QR/CCCD thay vì ngồi chép sổ thủ công, đảm bảo làm thủ tục nhanh chóng nhưng chặt chẽ.

2.Giấy phép làm việc ( Permit to Work – PTW ) & Nhận diện thị giác

Nhiều sự cố xảy ra do nhà thầu được cấp phép làm việc ở khu vực A nhưng lại “tiện tay” đi sang khu vực B.

• Siết chặt quy trình: Bảo vệ cổng chỉ cấp thẻ nhà thầu khi có Giấy phép Làm việc (Permit to Work – PTW) đã được Trưởng bộ phận An toàn (HSE) hoặc BQL ký duyệt. Giấy phép phải ghi rõ: Khung giờ, khu vực được phép truy cập, danh mục công việc nguy hiểm (như hàn cắt sinh nhiệt, làm việc trên cao).
• Thẻ & Áo phản quang riêng biệt: Yêu cầu toàn bộ lực lượng nhà thầu mặc áo phản quang hoặc đeo thẻ đeo có màu sắc khác biệt hoàn toàn với công nhân nội bộ. Điều này giúp lực lượng tuần tra (Patrol) và nhân viên tại chỗ dễ dàng nhận diện, giám sát người lạ từ xa.

3.Kiểm soát vật tư & dụng cụ mang vào/ra ( Materal Gate Pass ) 

Trộm cắp tài sản thông qua túi đồ nghề, xe tải thi công là nguy cơ trực tiếp đe dọa tài sản doanh nghiệp.

• Quy trình Mang vào – Mang ra (In/Out Inventory): Khi nhà thầu mang máy móc, thiết bị thi công vào mục tiêu, bảo vệ phải lập danh mục kiểm kê chi tiết (số lượng, mã sê-ri, tình trạng). Khi họ mang đồ ra, bắt buộc phải có Giấy xuất mang hàng (Gate Pass) có chữ ký của cấp thẩm quyền và đối soát chính xác với danh mục ban đầu.

4. Phối hợp chéo giữa an ninh, HSE và BQL mục tiêu

Kiểm soát nhà thầu không phải là công việc đơn độc của lực lượng bảo vệ. Đội trưởng giỏi phải chủ động kết nối với phòng HSE (An toàn lao động) và Bộ phận Kỹ thuật/Tòa nhà để tạo thành liên minh quản trị. Khi phát hiện nhà thầu vi phạm quy định an toàn (không đeo dây an toàn, hút thuốc trong kho, tự ý mở cửa kỹ thuật), an ninh có quyền lập biên bản đình chỉ thi công ngay lập tức để phòng ngừa thảm họa.

Lời nhắn từ Chuyên gia SeaZen: Tại SeaZen, định vị “Beyond Guarding” đòi hỏi người Chỉ huy phải nâng tầm từ việc gác cổng đơn thuần trở thành một Chuyên gia Ngành (Industry Specialist). Trong hệ sinh thái 4 lớp Predict – Protect – Response – Transparent, việc chuẩn hóa quy trình quản lý nhà thầu chính là cách thức thực tế nhất để củng cố lớp Protect (Phòng ngừa), chặn đứng nguy cơ thất thoát tài sản và đảm bảo Tính liên tục của vận hành (Operational Continuity) cho khách hàng.

Tại mục tiêu bạn đang quản lý, quy trình kiểm soát nhà thầu mang máy móc thi công ra/vào cổng đang được thực hiện như thế nào? Bạn từng gặp chiêu trò “lách luật” nào tinh vi nhất của các đơn vị thi công chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm bên dưới nhé!

Nguồn dẫn chứng:

1. ASIS International & iLobby Research: The Essentials of Access Control: Insights, Benchmarks, and Best Practices (Getting Visitor & Contractor Management Right in Access Control).

2. Security Management Magazine: 4 Ways to Make Access Control Systems More Effective (2024)