Trang chủ » Tin Tức Chuyên Ngành » Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest

Sự kiện bao gồm rất nhiều công việc thuộc nhiều hạng mục khác nhau. Mỗi sự kiện sẽ có quy mô, tính chất và mục đích khác nhau nên quy trình tổ chức sự kiện cũng khác nhau.

Qua bài viết dưới đây SeaZen sẽ cung cấp cho bạn một quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp nhất.

Mục đích của tổ chức sự kiện.

  • Giúp khách hàng trực tiếp trải nghiệm sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.
  • Từ đó có thể tạo nên niềm tin vững chắc cho khách hàng cũng như các đối tác quan trọng của doanh nghiệp.
  • Định vị được thương hiệu, giúp các đối tác, khách hàng có cái nhìn tổng quan hơn về thương hiệu mà công ty đang hướng đến.
  • Hỗ trợ truyền thông trực tiếp, giúp quảng bá và giới thiệu hình ảnh, chất lượng sản phẩm đến với các khách hàng tiềm năng và khách hàng thân thiết của doanh nghiệp.
  • Ngoài ra, việc tổ chức các hoạt động sự kiện còn góp phần thúc đẩy doanh số ngay tại sự kiện.
  • Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các đối tác.

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện – quy trình tổ chức sự kiện

Xác định chủ đề sự kiện

Xác định chủ đề sự kiện là một công việc rất quan trọng vì nó sẽ quyết định đến phương hướng thực hiện kế hoạch. Chủ đề của sự kiện thường bị chi phối bởi nội dung, mục đích, ý kiến khách hàng và cả quy mô tổ chức sự kiện. Vì vậy chủ đề sự kiện phải được tìm hiểu cụ thể từ các khách hàng và các yếu tố liên quan.

Tạo kịch bản chương trình sự kiện

Muốn tổ chức quy trình sự kiện thành công thì không thể thiếu bước xây dựng kịch bản triển khai. Kịch bản có rất nhiều ý nghĩa dẫn đến sự thành công của một sự kiện. Vì vậy một kịch bản được đầu tư và chỉnh chu về chất lượng là vô cùng quan trọng.

Phân công công việc

Một sự kiện chuyên nghiệp là người tổ chức sự kiện phải biết phân chia công việc cho các thành viên đúng người và đúng việc. Bởi vì sự kiện không chỉ có một công việc mà nó còn nhiều công tác nhiều lĩnh vực khác nhau như thiết kế, kỹ thuật, quản lý… Để công việc trở nên suôn sẻ và hiệu quả thì cần có một bản phân công thật rõ ràng và cụ thể, yêu cầu các thành viên nghiêm túc hoàn thành trách nhiệm. Đồng thời người tổ chức sự kiện cần phải thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc, đôn đốc và nhắc nhở các thành viên thực hiện.

Giai đoạn diễn ra sự kiện – Quy trình tổ chức sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Dựa vào kế hoạch đã được lên sẵn từ trước đó, các bộ phận nhân sự phải thực hiện đúng như kế hoạch đã được lên từ trước đó. Để có thể tránh được những việc ngoài ý muốn.

Mỗi bộ phận được phân công cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình, đúng như kế hoạch, đúng thời hạn và tránh cho sự kiện diễn ra chậm chế làm ảnh hưởng đến bộ phận khác.

Chuẩn bị, dàn dựng

Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện các công việc như:

  • Thiết kế, dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
  • Chuẩn bị đồng phục
  • Thuê PG, thuê bảo vệ sự kiện và các thiết bị hỗ trợ sự kiện
  • Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
  • Gửi thiệp mời tới các đối tác và khách hàng.

Ngoài ra, sau khi đã hoàn thành các công việc trên, doanh nghiệp cần nên cho sự kiện chạy thử từ 1-2 lần trước khi sự kiện diễn ra để có tránh được những thiếu sót trong các khâu trong sự kiện.

Diễn ra sự kiện

Các bộ phận sẽ điều phối nhân viên thực hiện các kế hoạch đã được đề ra từ trước. Nếu như có phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người để tìm ra phương hướng giải quyết, không nên quyết định riêng lẻ.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa theo bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo các công việc đang diễn ra.

Giai đoạn sau sự kiện – Quy trình tổ chức sự kiện

Đây là thời điểm kết thúc toàn bộ quá trình. Dù không có quá nhiều việc làm nhưng cũng rất cần thiết.

Sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiện kết thúc, ekip tổ chức quy trình sự kiện có nhiệm vụ phải thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao tại những vật dụng đã được thuê, dọn dẹp nơi tổ chức.

Tổng kết và rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả công việc đã được thực hiện, làm được những gì và không làm được gì. Các bộ phận viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn sự kiện để có thể rút nghiệm cho sự kiện lần sau.

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Tầm quan trọng của bảo vệ sự kiện

Trong giai đoạn diễn ra sự kiện có thể phát sinh ra nhiều vấn đề không được báo trước như có người quấy rối, hay xảy ra các rủi ro.

Chính vì vậy, khi lên kế hoạch người quản lý tổ chức sự kiện cần lưu ý đến vai trò của bảo vệ sự kiện. Nhân viên bảo vệ sự kiện cũng là một thành viên quan trọng trong sự kiện có nhiệm vụ giúp cho hoạt động sự kiện diễn ra ổn định, đúng kịch bản và đáp ứng được các kết quả như mong muốn của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ sự kiện là trực tiếp bảo vệ an toàn cho các khách mời quan trọng như đối tác, người nổi tiếng… bảo vệ vị trí khán đài, hậu trường – nơi để các thiết bị quan trọng của sự kiện. Xử lý kịp thời các hành vi xấu tránh làm ảnh hưởng đến sự kiện.

Phía trên chúng tôi đã cung cấp cho bạn các thông bổ ích về quy trình tổ chức sự kiện. Chúng tôi xin chúc bạn có một chương trình sự kiện diễn ra thành công và thuận lợi.

Scroll to Top